PHÒNG HÀNH CHÍNH, TỔNG HỢP

Phòng Hành chính Tổng hợp được thành lập từ ngày thành lập Trường (1903) với tên gọi ban đầu là bộ phận Hành chính, giúp việc cho Hiệu trưởng và Ban Giám hiệu về công tác hành chính. Năm 1996, Phòng hoạt động theo Quyết định số 768/TC-QĐ ngày 16/4/1996 củaBộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Qua nhiều lần sát nhập và thay đổi tên gọi khác nhau, đến nay đơn vị hoạt động với tên Phòng Hành chính Tổng hợp theo Quyết định số 3478/QĐ-BVHTTDL ngày 19/9/2018 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Chức năng

Tham mưu giúp Hiệu trưởng về các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực tổ chức nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, kỷ luật và công tác chính trị tư tưởng của cán bộ công chức, viên chức và người lao động.

Nhiệm vụ

- Xây dựng đề án tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế tổ chức hoạt động, nội quy, quy định của Trường. Hướng dẫn thực hiện nội quy, quy chế của nhà nước về quy hoạch cán bộ, tổ chức tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt và bồi dưỡng cán bộ. Thực hiện chế độ, chính sách bao gồm chế độ tiền lương, hưu trí, bảo hiểm xã hội và các chính sách khác theo quy định. Lập và quản lý hồ sơ về chế độ tiền lương, thủ tục đề nghị nâng bậc, ngạch theo quy định của nhà nước. Tổ chức và thực hiện các chế độ chính sách cho công chức, viên chức, người lao động; thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, hợp đồng lao động và thỏa ước lao động. Quản lý, lưu trữ hồ sơ nội vụ, hồ sơ công chức, viên chức, người lao động, hồ sơ thi đua khen thưởng, kỷ luật. Làm thủ tục xác nhận, cấp giấy nghỉ phép và các loại giấy tờ khác thuộc phạm vi tổ chức nhận sự. Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với công chức, viên chức, người lao động. Theo dõi và đề xuất việc đánh giá, phân loại, thi đua - khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức, người lao động. Là thành viên thường trực Hội đồng đánh giá, phân loại và Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật. Thực hiện công tác pháp chế. Đề xuất giải quyết khiếu nại, tố cáo của công chức, viên chức, người lao động. Báo cáo định kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc bất thường theo yêu cầu cơ quan cấp trên và ban, ngành có liên quan. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức, người lao động. Tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị, phổ biến thời sự, các hoạt động lễ hội và các loại hình sinh hoạt khác.

- Lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước và các nguồn thu chi khác ngoài ngân sách nhà nước (học phí, kinh phí đào tạo, lệ phí khác, dịch vụ…); đề xuất và thực hiện việc sử dụng các nguồn kinh phí hàng năm của Trường, trình Hiệu trưởng quyết định. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Phân bổ nguồn kinh phí mua sắm và sửa chữa tài sản cố định hợp lý và cân đối trong toàn bộ kinh phí của trường, căn cứ vào nhu cầu mua sắm và sửa chữa tài sản do các bộ phận chức năng đề xuất, đồng thời theo dõi mua sắm vật tư, thiết bị trong toàn trường. Tổ chức công tác hạch toán kế toán theo chế độ tài chính kế toán của nhà nước. Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. Quyết toán các nguồn kinh phí, lập và nộp báo cáo quyết toán đúng thời hạn. Giám sát tình hình thực hiện dự toán, các định mức thu, chi đã được phê duyệt. Tham mưu sử dụng các loại quỹ của Nhà trường. Lập dự toán kinh phí, thuế (nếu có) và theo dõi thanh toán kinh phí các hợp đồng liên kết đào tạo của Nhà trường, hoạt động dịch vụ, các hợp đồng kinh tế khác; báo cáo và nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật. Thực hiện việc chi trả các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, học sinh sinh viên theo quy định hiện hành của nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường. Đề xuất định mức và tổ chức thu học phí, lệ phí của học sinh sinh viên và người học theo quy định. Thực hiện việc kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán định kỳ, quý (hoặc năm) đối chiếu sổ sách kế toán với sổ tài sản trong trường. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán kịp thời, đầy đủ trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ, hoá đơn, sổ sách tài liệu có liên quan đến công tác tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường. Lập hệ thống sổ sách kế toán để theo dõi, ghi nhận theo yêu cầu nghiệp vụ tài chính; lập các loại bảng biểu báo cáo, quyết toán định kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc bất thường theo yêu cầu của cơ quan cấp trên. Thực hiện công khai tài chính theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Thực hiện công tác lễ tân đối với cá nhân và tập thể đến liên hệ công tác. Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo cho việc dạy, học và các hoạt động khác của Nhà trường. Thực hiện công tác an toàn, vệ sinh công sở. Thực hiện điều phối phương tiện vận chuyển phục vụ công tác của Nhà trường. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu nhiệm vụ. Quản lý cơ sở vật chất, tài sản chung của nhà trường. Giám sát việc khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị có hiệu quả và tiết kiệm. Thực hiện mua sắm trang thiết bị, vật tư… khi được Hiệu trưởng phê duyệt, xác nhận việc mua sắm của các bộ phận khác. Thực hiện công tác kiểm kê tài sản của Trường theo quy định. Đề xuất thanh lý, xử lý tài sản vật tư thiết bị của nhà trường. Quản lý hệ thống điện, nước, điện thoại bảo đảm thông tin liên lạc và thực hành tiết kiệm.

- Quản lý tổng hợp các văn bản hành chính, soạn thảo các văn bản hành chính theo yêu cầu của Hiệu trưởng. Thực hiện công tác hành chính văn thư. Lưu trữ công văn, văn bản, hồ sơ đầy đủ đúng nguyên tắc về văn thư hành chính. Quản lý việc sử dụng con dấu theo quy định.

- Thực hiện công tác y tế trường học. Thực hiện chăm sóc sức khỏe đối với cán bộ công chức, viên chức và người lao động. Vệ sinh phòng bệnh, phòng dịch, giám sát vệ sinh công sở.

- Quản lý tổ bảo vệ, xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện bảo vệ an ninh trật tự và giữ gìn tài sản trong toàn bộ khuôn viên nhà trường. Kết hợp các bộ phận có liên quan trong trường để xử lý hoặc đề nghị xử lý kịp thời những trường hợp vi phạm nội quy, làm mất an ninh trật tự, xâm phạm tài sản và vi phạm các tệ nạn xã hội trong nhà trường. Thường xuyên đôn đốc nhắc nhở mọi người giữ gìn và bảo vệ tài sản chung. Kết hợp với địa phương có phương án để bảo đảm trật tự an toàn xã hội trong và ngoài Trường. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy.

Tổ chức bộ máy

Phòng Hành chính Tổng hợp có 20 cán bộ viên chức, người lao động (01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, các chuyên viên, tổ trưởng các tổ chuyên môn và người lao động phổ thông). Điện thoại: 02513.822042, 02513.829616, 02512.221454.

Hình ảnh, thông tin cá nhân